¿Por qué automatizar documentos portuarios?
Una misma empresa puede necesitar diligenciar múltiples formatos para puertos, terminales, agencias y procesos internos.
Muchos de esos documentos repiten información del importador o exportador, representante legal, contactos, autorizaciones y datos de la operación.
1. Reutilizar información del cliente
Cuando los datos del cliente ya están estructurados, pueden reutilizarse en distintos formatos sin volver a digitar la misma información.
2. Seleccionar el documento necesario
El equipo puede trabajar con documentos como mandatos, poderes portuarios, tratamiento de datos, cartas de retiro, formularios portuarios y otros formatos operativos.
3. Diligenciar y validar campos
La inteligencia artificial puede ayudar a completar campos utilizando información disponible en el expediente y señalar datos faltantes o inconsistencias antes de generar el documento.
4. Generar el documento
Una vez revisados los datos, el sistema puede preparar el archivo para continuar el flujo de aprobación, firma o presentación.
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5. Firmar, cargar y conservar en el expediente
Después de la revisión, el documento puede continuar hacia firma, radicación o carga según el proceso correspondiente.
Mantener el documento final relacionado con el cliente facilita la trazabilidad y futuras actualizaciones.
Ejemplos de documentos recurrentes
- Mandatos.
- Poderes portuarios.
- Circular 170.
- Tratamiento de datos.
- Actas de visita.
- Cartas de retiro.
- Formularios propios de puertos y terminales.
