¿Qué busca resolver la Circular 170?
En los procesos de vinculación y conocimiento del cliente en comercio exterior se recopilan datos corporativos, documentos de identificación, información financiera y soportes que deben revisarse y conservarse de forma organizada.
El reto operativo aparece cuando la misma información debe copiarse varias veces en formularios, expedientes y documentos relacionados.
1. Capturar la información una sola vez
La automatización comienza estructurando los datos del cliente desde documentos como RUT, Cámara de Comercio, certificaciones y demás soportes disponibles.
Con LurvexAudit, esa información puede organizarse para facilitar la revisión y alimentar otros procesos documentales.
2. Reutilizar datos en formularios
Cuando la información ya está estructurada, no debería ser necesario volver a digitar razón social, NIT, representante legal, dirección y otros campos en cada documento.
LurvexForms puede reutilizar esos datos para preparar formularios y documentos relacionados con la vinculación del cliente.
3. Validar antes de generar el documento
Una automatización útil no consiste solo en rellenar campos. También debe ayudar a identificar datos faltantes, diferencias entre documentos o información que requiere revisión.
La decisión final debe permanecer bajo control humano, especialmente cuando el proceso involucra cumplimiento, conocimiento del cliente o aceptación de una operación.
4. Preparar el PDF para revisión y firma
Después de organizar y validar la información, el sistema puede preparar el documento para que el usuario lo revise y continúe con el flujo interno de firma o aprobación.
5. Mantener un expediente organizado
La automatización también permite mantener juntos los soportes, formularios y documentos finales del cliente, reduciendo búsquedas en correos y carpetas dispersas.
¿Qué debe permanecer bajo control humano?
- La revisión de información sensible o inconsistente.
- La aceptación o rechazo del cliente según las políticas internas.
- La revisión de alertas o documentos que requieran criterio.
- La aprobación final del expediente y los formularios.
- Las decisiones de cumplimiento y riesgo.